電子帳簿保存法（電帳法）でまず押さえるべきは、**「電子で受け取った取引データは、電子のまま保存しなければならない」**という一点です。
メールで届いたPDFの請求書・領収書、ネットで購入した際の領収書、クラウドサービスの利用明細——これらを紙に印刷して保存するだけではNGで、データのまま一定のルールで保存する義務があります（電子取引のデータ保存）。本記事では、電帳法の3区分、義務と任意の違い、中小企業が最低限やるべきことを解説します。
電帳法の3つの区分
電子帳簿保存法は、3つの保存方法を定めています。義務と任意が混在するので整理します。
| 区分 | 内容 | 対応 |
|---|---|---|
| ① 電子取引データ保存 | 電子で受け取った/送った取引データ（メールのPDF請求書、ネット購入の領収書等）を電子保存 | 義務 |
| ② 電子帳簿等保存 | 自分で会計ソフト等で作成した帳簿・決算書を電子保存 | 任意 |
| ③ スキャナ保存 | 紙で受け取った書類をスキャンして電子保存 | 任意 |
このうち①の電子取引データ保存だけが義務で、②③は「紙で保存してもよいが、電子保存も選べる」任意の制度です。中小企業がまず対応すべきは①です。
義務である「電子取引データ保存」とは
電子で受け取った（または送った）取引情報は、そのデータを保存しなければなりません。
対象になるもの
- メールに添付されたPDFの請求書・領収書・契約書
- ウェブサイトからダウンロードした領収書・利用明細（クラウドサービス、ネット通販等）
- 電子契約サービスで締結した契約書
- EDI取引、クレジットカードの利用データ など
紙保存ではダメ
これらを印刷して紙ファイルに綴じるだけでは、保存義務を満たしません。「データのまま」保存する必要があります。紙でもらった請求書は従来どおり紙保存でOK（スキャナ保存は任意）ですが、最初から電子で来たものは電子で残す——これが原則です。
保存の2つの要件：真実性と可視性
電子取引データの保存には、2つの要件があります。
1. 真実性の確保（改ざん防止）
データが改ざんされていないことを担保する措置です。次のいずれかで対応します。
- タイムスタンプの付与
- 訂正・削除の履歴が残る（または訂正削除できない）システムで保存
- 「事務処理規程」を定めて運用する（中小企業に最も現実的）
最後の「事務処理規程」は、改ざん防止のための社内ルールを文書化して守る方法で、特別なシステムがなくても対応できます。国税庁がひな形を公表しており、これを自社用に整えるのが手軽です。
2. 可視性の確保（検索できる状態）
保存したデータを検索・表示できる状態にします。
- 「取引年月日・取引金額・取引先」で検索できること
- ディスプレイ・プリンタで速やかに出力できること
ファイル名に「日付_取引先_金額」をつけて整理する、または検索機能のある会計ソフト・専用システムに保存する方法があります。なお、基準期間の売上高が一定以下の事業者には検索要件が緩和される措置もあります。
具体例：こんな取引データが対象になる
「電子で受け取ったもの」が対象、というのは抽象的なので、身近な例で確認します。
| 取引 | 電子取引データ保存の対象か |
|---|---|
| 取引先からメールでPDFの請求書が届いた | 対象（PDFをデータ保存） |
| Amazon・楽天等で備品を買い、領収書をダウンロードした | 対象（ダウンロードデータを保存） |
| クラウドサービス（会計ソフト・サーバー等）の利用明細をサイトで確認 | 対象（ダウンロードして保存） |
| 電子契約サービスで契約書を締結した | 対象（契約データを保存） |
| 紙の請求書が郵送で届いた | 対象外（紙のまま保存でよい。スキャナ保存は任意） |
| 店舗で買い物し、紙のレシートを受け取った | 対象外（紙のまま保存でよい） |
ポイントは「最初に電子で受け取ったか、紙で受け取ったか」です。電子で来たものは電子で、紙で来たものは紙で——この区別さえできれば、何を電子保存すべきかは判断できます。現代の経理は電子で受け取る取引が増え続けているため、対象となるデータも年々増えています。
中小企業が最低限やるべきこと
- 電子で来た請求書・領収書を「データのまま」保存する（印刷だけで満足しない）
- 保存場所を決める: 専用フォルダ・クラウド会計・電子帳簿保存サービスのいずれか
- 真実性の確保: 事務処理規程を作る（国税庁ひな形を活用）か、対応システムを使う
- 検索できる状態にする: ファイル名のルール（日付_取引先_金額）または検索機能のあるシステム
完璧なシステム投資をいきなり目指す必要はありません。**「データのまま保存＋事務処理規程＋ファイル名ルール」**で、まずは義務を満たせます。
税理士からのひとこと（監査目線）：電帳法対応で多い誤解が2つあります。1つ目は「全部スキャンして電子化しなければならない」という思い込み。紙で来たものは紙保存のままで構いません（スキャナ保存は任意）。義務なのは「電子で来たものを電子で残す」ことだけです。2つ目は「高価なシステムが必要」という思い込み。中小企業なら、クラウド会計の保存機能＋国税庁ひな形の事務処理規程＋ファイル名ルールで十分対応できます。一方で、これを機に経費精算アプリや請求書受領サービスを導入すると、電帳法対応・インボイス対応・自計化が一気に進み、経理全体が効率化します。「義務だから仕方なく」ではなく、「経理をデジタル化する好機」と捉えるのが、前向きな対応です。
よくある質問（FAQ）
Q. 紙の請求書はスキャンして捨ててよいですか？ A. 紙で受け取ったものは紙のまま保存すれば義務を満たします。スキャナ保存（電子化して紙を捨てる）は任意制度で、要件を満たせば可能ですが、必須ではありません。
Q. メールのPDF領収書を印刷して保存しています。問題ありますか？ A. 印刷（紙保存）だけでは電子取引データ保存の義務を満たしません。電子で受け取ったものは、データのまま（PDFのまま）保存する必要があります。印刷は補助的にはよいですが、データの保存が必須です。
Q. 事務処理規程はどう作ればよいですか？ A. 国税庁が事務処理規程のひな形を公表しています。これを自社の体制に合わせて整え、運用すれば真実性の要件を満たせます。特別なシステム投資なしで対応できる現実的な方法です。
Q. 対応していないと罰則がありますか？ A. 保存義務違反は、青色申告の取消し事由になり得るほか、税務調査での指摘対象になります。ただし、相当の理由がある場合の猶予的な取り扱いもあります。いずれにせよ、できるところから対応を進めるべきです。
Q. クラウド会計を使えば自動的に対応できますか？ A. 多くのクラウド会計・経費精算サービスが電帳法に対応した保存機能を備えています。連携で取り込んだデータを要件を満たす形で保存できるため、システムを活用するのが最も確実です。
まとめ
- 電帳法で義務なのは「電子取引データ保存」（電子で来たものを電子で残す）。電子帳簿・スキャナ保存は任意
- メールのPDF請求書・ネットの領収書を印刷だけで保存するのはNG。データのまま保存する
- 保存要件は真実性（改ざん防止）と可視性（検索）。中小企業は事務処理規程＋ファイル名ルールで対応できる
- 紙で来たものは紙保存のままでOK。高価なシステムは必須ではない
- 義務対応を機にクラウド会計・経費精算サービスを導入すれば、インボイス対応・自計化も一気に進む
電子帳簿保存法の対応は Iroae税理士事務所へ
Iroae税理士事務所では、電子取引データの保存体制の構築、事務処理規程の整備、クラウド会計・経費精算サービスの選定と設定まで、電帳法対応を「経理のデジタル化」とセットでご支援しています。「何から手をつければいいか分からない」段階から、最低限やるべきことを整理してお手伝いします。
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※本記事は2026年時点の制度をもとに、税理士の監修のもと作成しています。電子帳簿保存法の要件・猶予措置は改正される場合があります。対応にあたっては、必ず国税庁の最新情報をご確認いただくか、税理士にご相談ください。