「毎月の経費精算に、何日もかかっている」 「机の上に領収書とレシートが山積みで、入力作業が終わらない」 「電子帳簿保存法やインボイス制度に、いまの経費精算のやり方で本当に対応できているのか不安」
経費精算は、多くの企業にとって地味ながら負担の大きい業務です。交通費、備品の購入、接待交際費、消耗品の調達など、日々さまざまな支出が発生し、そのたびにレシートや領収書を集め、内容を確認し、会計ソフトへ入力していく必要があります。社員が増えるほど、店舗や拠点が増えるほど、その手間は雪だるま式に膨らんでいきます。
この記事では、クラウド会計を使って経費精算を自動化・効率化する具体的な方法を、税理士の視点から解説します。あわせて、2024年1月に本格義務化された電子帳簿保存法の電子取引データ保存、2023年10月に始まったインボイス制度への対応という、いま経費精算を扱ううえで避けて通れない2つの制度についても、実務に即して整理します。
なお、本記事の制度に関する記述は2026年時点の一般的な内容です。税率・金額基準・適用要件などは改正される場合があるため、実際の処理にあたっては国税庁の最新情報、または顧問税理士にご確認ください。
クラウド会計の経費精算機能でできること
従来の経費精算は、紙のレシートや領収書を1枚ずつ手で会計ソフトへ入力するのが当たり前でした。クラウド会計を導入すると、この入力作業の多くを自動化できます。
スマホアプリでレシートを撮影するだけで入力できる（OCR読取）
クラウド会計の多くは、専用のスマホアプリを備えています。レシートや領収書をスマホのカメラで撮影すると、OCR（光学文字認識）が日付・金額・店名などを自動で読み取り、仕訳の候補を作成してくれます。社員が外出先で撮影しておけば、経理担当者がまとめて確認・承認するだけで処理が進むため、入力工数を大きく減らせます。
ただし、OCRの読み取り精度は100%ではありません。金額や日付の読み違いが起こることもあるため、撮影したデータを鵜呑みにせず、内容を確認・修正する運用は必ず残してください。
銀行口座・クレジットカードの明細を自動で取り込む
クラウド会計は、銀行口座やクレジットカードと連携し、入出金明細を自動で取り込めます。法人カードを経費の支払いに使えば、利用明細がそのまま会計データの元になり、「いつ・どこで・いくら使ったか」が自動で記録されます。これにより、そもそも紙のレシートを発生させない経費精算が可能になります。
交通費精算を効率化する
交通系ICカードの利用履歴を取り込んだり、出発地と到着地を入力すると経路と運賃を自動計算したりする機能を持つソフトもあります。社員ごとにバラバラだった交通費精算を、ルールに沿って統一できる点もメリットです。
経費精算を自動化する2つの基本方針
クラウド会計を導入しても、運用の方針が定まっていなければ効果は半減します。経費精算の自動化で押さえるべき基本は、次の2点です。
1. 取引はできる限り「データ」で残す
法人クレジットカード、交通系ICカード、各種業務システムを活用し、紙を介さずにデータの形で取引を記録します。元からデータで取引が残れば、入力作業そのものが不要になり、後述する電子帳簿保存法への対応もしやすくなります。
2. どうしても発生する紙の証憑は、ルールを決めて一元管理する
それでも、紙の領収書やレシートは完全にはなくなりません。発生してしまった紙の証憑は、スキャンしてデータ化し、保存場所と保存ルールを決めて一元管理します。後から「どこにあるか分からない」という事態を防ぎ、税務調査の際にも探す手間がなくなります。
ここで重要なのは、単にPDF化すればよいわけではない、という点です。2024年1月以降は、データで受け取った請求書や領収書を電子帳簿保存法のルールに沿って保存する義務があります。次の章で詳しく見ていきます。
電子帳簿保存法への対応（2024年1月から電子取引データの電子保存が義務化）
経費精算をクラウド会計で扱ううえで、最も重要な制度が電子帳簿保存法です。
電子取引データは原則として電子保存が必要
2024年1月から、電子取引データの保存方法に関する義務化が本格的に始まりました。具体的には、メールやインターネットを通じて受け取った請求書・領収書などのデータ（PDFの請求書、ネット通販の領収書メールなど）は、原則としてデータのまま保存する必要があります。これらを紙に印刷して保存し、データを破棄するという従来のやり方は、原則として認められなくなりました。
一方、相手から紙で受け取った領収書やレシートは、これまで通り紙のまま保存することもできますし、スキャナ保存の要件を満たせばデータ化して保存することも可能です。
なお、この電子取引データの電子保存義務は、令和3年度改正で創設され2022年1月に施行されましたが、2023年12月末までの宥恕措置を経て、2024年1月から本格的に適用されています。また2024年1月以降も、所轄税務署長が「相当の理由」があると認め、かつ税務調査の際にデータのダウンロードの求めや出力書面の提示・提出に応じられる場合には、検索要件などを満たせなくても電子データの保存が認められる猶予措置が設けられています。「紙保存が一切認められない」「ただちに青色申告が取り消される」といった極端な理解は誤りですが、要件を満たさない保存には変わりないため、自社が猶予措置の対象となるかも含めて確認しておくことをおすすめします。
電子保存に求められる主な要件
電子取引データを保存する際には、おおむね次のような要件を満たす必要があります。
- 改ざん防止のための措置をとること（タイムスタンプの付与、または訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定めて運用するなど）
- 日付・金額・取引先で検索できる状態にしておくこと（検索要件）
- ディスプレイやプリンタなどを備え、データを画面・書面で確認できる状態にしておくこと
クラウド会計の多くは、こうした電子帳簿保存法の保存要件に対応した保存機能を備えています。撮影・取り込みしたデータをソフト内に保存することで、検索要件や改ざん防止の措置を満たしやすくなるため、自社でゼロから保存体制を整えるより現実的です。
なお、検索要件については、一定の売上規模以下の事業者などを対象とした緩和措置が設けられている場合があります。自社がどの要件を満たす必要があるかは、国税庁の電子帳簿保存法に関する情報を確認するか、税理士にご相談ください。
インボイス制度への対応（2023年10月開始）
もう一つ、経費精算で押さえておきたいのがインボイス制度（適格請求書等保存方式）です。
仕入税額控除には適格請求書（インボイス）の保存が原則必要
消費税の納税額を計算する際、支払った消費税を差し引く「仕入税額控除」を受けるには、原則として適格請求書（インボイス）の保存が必要です。経費として支払ったものでも、相手がインボイスを発行できない事業者（免税事業者など）からの仕入れの場合、原則として仕入税額控除の対象になりません。
そのため経費精算では、受け取った領収書・請求書がインボイスの要件（登録番号の記載など）を満たしているかを確認し、適切に区分して経理する必要があります。
少額特例・経過措置を把握しておく
実務の負担を和らげるため、基準期間の課税売上高が1億円以下（または特定期間の課税売上高が5,000万円以下）の事業者を対象に、税込1万円未満の課税仕入れについてはインボイスの保存がなくても帳簿の保存のみで仕入税額控除を認める「少額特例」が設けられています（適用期間は2023年10月1日から2029年9月30日まで）。また、免税事業者などからの仕入れについても、2023年10月1日から2026年9月30日までは仕入税額相当額の80%、2026年10月1日から2028年9月30日までは70%、2028年10月1日から2030年9月30日までは50%、2030年10月1日から2031年9月30日までは30%を控除できる経過措置が設けられています（2031年10月1日以降は原則として控除できません）。
なお、この「少額特例」と、免税事業者から課税事業者になった方の納税額を売上税額の2割にできる「2割特例」（適用は2026年9月30日を含む課税期間まで）は別の制度です。混同しないようご注意ください。これらの特例・経過措置には適用される事業者や期間に条件があり、制度改正の影響も受けるため、自社が対象となるか・いつまで適用されるかは、最新の内容を国税庁の情報や顧問税理士に確認することをおすすめします。
クラウド会計の中には、登録番号の有無やインボイス対応かどうかを区分して記録・集計できるものもあります。制度対応の観点からも、こうした機能を活用すると安心です。
主要なクラウド会計ソフトの経費精算機能を比較
ここでは、代表的なクラウド会計ソフトを紹介します。いずれも経費精算機能を備えていますが、プランや機能の詳細・料金は改定されることがあるため、導入前に各社の公式サイトで最新情報を確認してください。
freee会計
会計の知識が浅い方でも使いやすいことを重視した設計が特徴です。スマホアプリでのレシート撮影、銀行・クレジットカード連携、電子帳簿保存法への対応など、経費精算に必要な機能がそろっています。経理に不慣れな小規模事業者・スタートアップに選ばれることが多いソフトです。
マネーフォワード クラウド
会計だけでなく、請求書・給与・経費など、バックオフィス全体を一つの基盤でカバーできる点が強みです。経費精算に特化した機能も充実しており、申請・承認のワークフローを社内で回したい、ある程度の規模の企業にも向いています。各種金融サービスとの連携範囲が広いことも特徴です。
弥生会計 オンライン
会計ソフトとして長年の実績がある弥生のクラウドサービスです。これまで弥生の製品を使ってきた企業にとっては移行しやすく、サポート体制が手厚い点も評価されています。シンプルに会計・経費処理を進めたい事業者に適しています。
どのソフトを選ぶかは、自社の事業規模・取引量・既存の業務フロー・予算によって最適解が変わります。「とりあえず有名だから」で選ぶと、機能過多で使いこなせなかったり、逆に必要な機能が足りなかったりすることがあります。導入前に、無料お試し期間などを活用して実際の操作感を確かめることをおすすめします。
クラウド会計での経費精算 導入の進め方
実際にクラウド会計で経費精算を始める際は、次のような順序で進めるとスムーズです。
- 現状の経費精算フローを書き出し、紙の証憑がどこで発生しているかを把握する
- 法人カード・交通系ICカードなど、データで取引を残せる支払い手段に切り替えられるものを洗い出す
- 自社の規模・取引量に合ったクラウド会計ソフトを選定する（無料お試しで操作感を確認する）
- 銀行口座・クレジットカードをソフトに連携する
- 電子取引データの保存ルール（保存場所・改ざん防止措置・検索できる状態）を定める
- 領収書・請求書がインボイス要件を満たしているか確認する運用を組み込む
- 社員向けに、レシート撮影・申請の手順をルール化して周知する
ここでつまずきやすいのが、ソフトの導入そのものよりも、電子帳簿保存法やインボイス制度に沿った「保存ルール・運用ルールの設計」です。ツールを入れただけでは制度対応は完結しません。誰がどのタイミングで何を保存・確認するのかまで決めて初めて、安心して回せる体制になります。
まとめ
クラウド会計を活用すれば、レシート撮影による自動入力、銀行・カード連携による明細の自動取り込みなどで、経費精算の手間を大きく減らすことができます。入力作業に追われていた時間を、本来注力すべき業務に振り向けられるようになります。
一方で、2024年1月から本格義務化された電子帳簿保存法の電子取引データ保存、2023年10月に始まったインボイス制度への対応は、経費精算を扱ううえで避けて通れません。「とりあえずクラウド会計を入れた」だけでは、これらの制度要件を満たせていないケースが少なくありません。
ツールの選定から、電子帳簿保存法・インボイス制度に沿った保存・運用ルールの設計までを一体で整えることが、効率化と制度対応を両立させる鍵です。
経費精算の効率化・制度対応のご相談は Iroae税理士事務所へ
Iroae税理士事務所では、クラウド会計を活用した経費精算の効率化、電子帳簿保存法・インボイス制度への対応について、貴社の業務フローに合わせたご支援を行っています。
「どのクラウド会計ソフトが自社に合うのか分からない」 「いまの経費精算のやり方で、電子帳簿保存法やインボイス制度に対応できているか不安」 「経理の手間を減らしつつ、税務調査にも耐えられる体制を整えたい」
こうしたお悩みがありましたら、お気軽にご相談ください。業務のIT化・効率化のご相談を承っております。
オンライン無料相談をご用意しております。まずはお気軽にお問い合わせください。
監修: Iroae税理士事務所 最終更新: 2026年 ※本記事は2026年時点の一般的な情報をもとに作成しています。税率・金額基準・適用要件などの制度内容は改正される場合があります。実際の処理にあたっては、国税庁の最新情報または顧問税理士にご確認ください。